Vrijstelling van bedrijfsvoorheffing voor onderzoekers: BELSPO geeft een waarschuwingsschot voor de toekomstige fiscale controles
Begin dit jaar hebben alle ondernemingen die bij BELSPO geregistreerd staan een melding ontvangen om hun O&O-programma’s te actualiseren. Gilbert Mizero, innovatiedeskundige bij Fiabilis Consulting Group, legt uit wat de context van deze aanbeveling is en waarom het belangrijk is deze op te volgen om de geldigheid van deze fiscale vrijstelling niet in het gedrang te brengen.
Sinds 1 januari 2014 is de aanmelding van O&O-programma’s en -projecten bij BELSPO één van de voorwaarden voor de toepassing van de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing voor onderzoekers die daarvoor in aanmerking komen. De FOD Financiën ziet toe op de naleving van deze verplichting door de vereiste van strikte voorschriften die voortvloeien uit een letterlijke interpretatie van de wetteksten.
Waarom BELSPO waarschuwt voor de programma’s
De verstrenging van de controles sinds 2018 heeft terugkerende administratieve tekortkomingen aan het licht gebracht die kunnen leiden tot de afwijzing van het verzoek om vrijstelling. Eén van de meest voorkomende weigeringsgronden betreft de actualisering van de programma’s op BELSPO. Aangezien het hier per definitie om lopende activiteiten gaat, achten veel ondernemingen het niet nuttig een geschatte einddatum te vermelden. Wanneer echter formuliervelden worden opengelaten voor een programma dat lange tijd niet werd geactualiseerd, kan de belastingdienst beslissen sommige of alle ontvangen vrijstellingen te weigeren. De betrokken onderneming wordt dan verzocht de vrijgestelde bedragen terug te betalen en, in sommige gevallen, een boete te betalen.
Het is daarom dat BELSPO het voortouw neemt en de bedrijven verwittigt om hun programma’s te actualiseren om te voldoen aan de controlevereisten van de FOD Financiën. Dit initiatief is ontstaan om de controles te vereenvoudigen en zo voor elk gecontroleerd jaar een bijgewerkte programmabeschrijving te verstrekken en een lijst van de personen die aan het programma hebben deelgenomen.
Controles van de FOD Financiën: wat er van u wordt verwacht
Bepaalde bewijsstukken waarvoor de FOD Financiën in het verleden betrekkelijk inschikkelijk was, zijn nu belangrijke criteria geworden om de geschiktheid van de door ondernemingen aangemelde programma’s en projecten opnieuw te beoordelen. In het algemeen zal een volledig en gestructureerd dossier altijd een groot voordeel zijn bij een audit. Daarom wordt ten zeerste aanbevolen alle op het platform vermelde gegevens ten minste éénmaal per jaar te actualiseren, of het nu gaat om de technische beschrijving van het programma, de ontwikkelingen ervan of het betrokken personeel.
Maar dat is niet alles. Naast de informatie die op BELSPO werd opgeslagen, heeft onze ervaring geleerd dat er nog andere elementen zijn die bij een controle nadelig kunnen zijn. Zo hebben wij vastgesteld dat er vaak fouten worden gemaakt bij de berekening van de vrijstelling. Deze zijn te wijten aan over het hoofd geziene of verkeerd berekende beloningselementen, vaak als gevolg van gewoonten in verband met de automatisering van de loonadministratie. Ook ontbreken soms belangrijke documenten zoals kopieën van diploma’s van onderzoekpersoneel. Zoals wij zelf hebben gezien, is een onschuldig bewijsstuk zoals een veld met einddatum voldoende om een vrijstellingsverzoek te weigeren. Nu de controles worden voortgezet, zelfs op afstand, kunnen wij u alleen maar aanraden elke voorwaarde om in aanmerking te komen voor uw aanvraag grondig te onderzoeken, zowel wat de technische en documentaire aspecten als wat de vergoeding betreft.
Hebt u de BELSPO-kennisgeving ontvangen? Wordt u momenteel gecontroleerd door de FOD Financiën? Wenst u uw dossier veilig te stellen en te versterken voor een mogelijke een controle? Wilt u uw leven vereenvoudigen en het beheer van uw applicatie toevertrouwen aan een partner die de conformiteit ervan op lange termijn garandeert? Wat uw situatie ook is, Fiabilis staat klaar om u te helpen.
Neem contact op met onze innovatiedeskundige voor meer informatie.
