Door de groeiende economische uitdaging verscherpen en versterken de belastingautoriteiten voortdurend hun controles. Gilbert Mizero, deskundige op het gebied van innovatiefinanciering bij Fiabilis Consulting Group, zorgt ervoor dat zijn klanten met het oog op belastingcontroles worden vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing op O&O. Hieronder zijn advies, gebaseerd op zijn ervaring in dit vakgebied.
Wat kan u ons vertellen over de controles die de FOD Financiën de afgelopen twee jaar heeft uitgevoerd?
Het is een feit: met het oog op de toename van het aantal controles is de gedeeltelijke vrijstelling van bedrijfsvoorheffing voor onderzoekers één van de prioritaire doelstellingen van de belastingdienst. Sinds de versterking van de controles in 2018 werden er terugkerende administratieve tekortkomingen aan het licht gebracht die kunnen leiden tot de weigering van de aanvraag, de terugbetaling van de vrijstelling en in bepaalde gevallen tot betaling van een boete.
De gemobiliseerde inspecteurs zijn beter opgeleid en zeer attent op de naleving van de formele regels. Sommigen van hen neigen ook naar een strikte en letterlijke interpretatie van de wetsteksten. n dit verband kunnen wij de ondernemingen die voor de vrijstelling in aanmerking komen, alleen maar verzoeken ervoor te zorgen hun praktijken en administratieve gewoonten goed aan te sluiten op de wettelijke grondslagen van het systeem.
Wat zijn de belangrijkste punten die door de inspecteurs worden aangehaald of besproken?
De inspecteurs besteden bijzondere aandacht aan twee elementen die voortaan systematisch worden onderzocht: enerzijds het bewijs van de bestede arbeidstijd aan onderzoek en anderzijds de conformiteit van de geregistreerde gegevens op het elektronische platform Belspo.
Laten we met het eerste punt beginnen: de tijd die aan het onderzoek wordt besteed. Hoe kan dit correct worden vastgesteld?
Het meest gebruikelijke bewijs van de gewerkte tijd zijn de door de onderzoekers ingevulde tijdskaarten. Maar dat is niet het enige. Elk bewijs is toelaatbaar, zolang het maar gestructureerd is en precies aangeeft hoeveel tijd daadwerkelijk aan het project werd besteed.
Wat kan u ons vertellen over het tweede punt, namelijk de conformiteit van de geregistreerde gegevens op het elektronische platform Belspo?
De elektronische melding op het Belspo-platform is één van de wettelijke voorwaarden voor de toepassing van de vrijstelling. Het moet daarom volledig en actueel zijn aangezien één enkel leeg of foutief veld het vrijstellingsverzoek ongeldig kan maken. Het wordt ten zeerste aanbevolen alle informatie over het onderzoeksproject of -programma minimum jaarlijks bij te werken. Elk project of programma moet een begin- en einddatum bevatten, ook datgene – en het is belangrijk dit te noteren! – waarvoor geen specifieke einddatum is voorzien. Een actuele beschrijving van het programma en een lijst van de bij het programma betrokken personen is eveneens vereist.
In januari van dit jaar heeft Belspo alle geregistreerde bedrijven op het platform gewaarschuwd hun O&O-programma’s bij te werken om de controles te vereenvoudigen.Als een bedrijf deze informatie vergeet, brengt het zichzelf in gevaar.
Heeft de inspecteur het recht om andere documenten op te vragen? Zo ja, welke?
Naast de reeds besproken uurroosters moet de onderneming ook volgende zaken kunnen voorleggen: haar organigram, kopieën van de diploma’s van de betrokken onderzoekers van de onderzoeksprojecten of -programma’s, de arbeidscontracten van de onderzoekers, hun in- en uitdiensttredingsdata, het voortgangsverslag (of afsluitingsverslag) van het project, de individuele jaarrekeningen, de aangifte van de voorheffing, de details van de berekening van de vrijstelling en de lijst van de subsidies waarvan zij profiteert.
Wat vaak tot problemen leidt, is het ontbreken van belangrijke documenten zoals kopieën van diploma’s van onderzoekspersoneel of fouten bij de berekening van de vrijstelling. Deze zijn te wijten aan over het hoofd geziene of verkeerd berekende beloningselementen, vaak als gevolg van gewoonten in verband met de automatisering van de loonadministratie.
Een samenhangende en adequate antwoordstrategie zal de geldigheid van uw verzoek om vrijstelling versterken, ook al vertoont het enkele kleine tekortkomingen. Tenslotte is de aanwezigheid van een deskundige vaak bevorderlijk voor een constructieve en rustige dialoog met de fiscale dienst. Deze uitwisseling van gelijken sterkt de inspecteur in zijn overtuiging dat de onderneming zich ertoe verbindt de wettelijke voorschriften na te leven.
Ondergaat u momenteel een controle door de FOD Financiën? Wenst u uw dossier veilig te stellen en te versterken voor een mogelijke een controle?
Wenst u zich het leven makkelijker te maken en het beheer van uw aanvraag toe te vertrouwen aan een partner die de conformiteit ervan op lange termijn garandeert?
Wat uw situatie ook is, Fiabilis staat klaar om u te helpen.
