De sociale inspectie aan de deur. Wat nu?
Uw medewerkers voorbereiden om (goed) mee te werken
Bovendien moet u in het achterhoofd houden dat een sociaal inspecteur een appreciatiebevoegdheid heeft. Bij tekortkomingen staat het hem vrij om u te adviseren en inlichtingen te verschaffen, een officiële waarschuwing te geven, een regularisatietermijn op te leggen of meteen een proces-verbaal op te stellen…
Een inspecteur heeft bovendien het recht om iedereen te verhoren die nuttig kan zijn in zijn onderzoek. Dat kunnen klanten, leveranciers of onderaannemers zijn, maar ook de eigen medewerkers. Het is dus aangewezen dat ook uw eigen werknemers meewerken met de inspecteur. U kan hen best voorbereiden op een mogelijk verhoor en hen adviseren om steeds waakzaam te zijn. Wanneer ze verhoord worden, antwoorden zij best kort en bondig en is het aan te raden dat zij het pv van verhoor goed nalezen en indien nodig, zelfs verbeteren. Zij hebben ook het recht om verhoord te worden in hun eigen taal.
Is de bevoegdheid van een inspecteur onbeperkt?
De inspecteur mag ook alle documenten opvragen die hij nodig acht. Omdat vandaag meer en meer relevante gegevens digitaal worden bijgehouden, heeft de inspecteur ook toegang tot de informaticasystemen van uw onderneming. Dit geldt echter enkel voor sociale documenten en wettelijke documenten zoals facturen. In dit geval, bent u dus verplicht de inspecteur toegang te geven tot deze systemen én uit te leggen waar en hoe de gezochte informatie kan worden gevonden.
De inspecteur heeft zeker geen onbeperkte bevoegdheid. Een inspecteur moet de principes van finaliteit en proportionaliteit respecteren. Met andere woorden: hij mag alleen die onderzoekshandelingen stellen die nodig zijn, en het onderzoek dat wordt gevoerd moet in verhouding staan tot de (mogelijke) overtreding(en).
Ondersteuning, de sleutel om risico’s te beperken
Beter is – uiteraard – voorkomen dat de inspectie op onregelmatigheden stoot. U kan best zélf, al dan niet samen met een expert, geregeld in uw onderneming een onderzoek uitvoeren of laten uitvoeren m.a.w. een sociale inspectie simuleren om na te gaan of alle wettelijke bepalingen en cao’s nog steeds worden nageleefd én de nodige gegevens beschikbaar zijn om dat te staven.
