Dans la gestion de la paie, il y a déjà fort longtemps que les relevés de prestations et les calculs sont automatisés. La numérisation des process salariaux représente un vrai gain de temps et une gestion facilitée des tâches. En revanche, elle peut générer un certain nombre d’erreurs de paie et être à l’origine d’un risque fiscal sans que les entreprises n’en aient toujours conscience. Un plan correctif global et régulier s’avère dès lors essentiel pour sécuriser et fiabiliser toutes les données salariales.
Quand une erreur dans la paie enclenche des risques fiscaux
Du fait de la transmission numérique des données payroll, la validité des heures supplémentaires encodées en entreprise n’est que rarement vérifiée par les gestionnaires de paie externes. Un encodage imparfait à la source produit des effets en cascade que l’entreprise ne remarque que trop tard, c’est-à-dire lorsqu’elle se trouve confrontée à une inspection des autorités fiscales.
Ainsi voit-on, par exemple, nombre d’heures supplémentaires encodées selon une même nomenclature alors que toutes ne partagent pas la même définition légale ou n’ouvrent pas les mêmes droits. Cela peut s’avérer désastreux pour l’employeur, notamment lors d’une inspection relative aux heures supplémentaires ou aux dispenses de versement de précompte professionnel sollicitées par une entreprise. Ainsi, en 2015, près de 72 millions d’euros ont été régularisés suite aux actions de contrôle du SPF Finances en matière de dispenses partielles de versement de précompte professionnel.
Les 4 étapes d’un plan de correction salariale efficace
Pour enrayer durablement ce phénomène et prévenir tout risque de redressement, un plan correctif global s’impose. Il se décline en quatre actions.
1° Effectuer un contrôle pour valider les données encodées
Il s’agit de commencer par un contrôle approfondi de la validité des données encodées par le passé. Les résultats du travail de vérification vous permettront d’effectuer un état des lieux et d’établir une grille corrective sécurisée. Cette étape cruciale et complexe devra non seulement tenir compte des règlementations d’application générale, mais aussi des spécificités de votre secteur d’activité en matière de temps de travail.
2° Elaborer un nouveau système d’encodage par catégorie d’heure supplémentaire
Elaborez un nouveau système d’encodage distinguant chaque catégorie d’heure supplémentaire pouvant être prestée ainsi que les avantages qu’elles octroient : heures supplémentaires donnant droit à un sursalaire (et à quel taux), à un repos compensatoire, ou aux deux. Les codes ainsi définis simplifieront à l’avenir le travail de vérification et permettront un calcul correct des différents types d’heures supplémentaires effectivement prestées.
3° Mettre en place la nouvelle méthode d’encodage
Communiquez votre nouvelle méthode d’encodage à votre gestionnaire de paie et assurez-vous que le dispositif a été bien compris et implémenté.
4° Se préparer à une éventuelle inspection
Il faut, enfin, se préparer à l’éventualité d’une inspection. La loi enjoint de tenir à disposition la liste nominative des personnes pour lesquelles une dispense a été demandée ainsi que les différentes déclarations 274.xx (274.10 – 274.45) indiquant les montants imposables, le précompte retenu et le précompte dispensé de versement.
Dans les faits, un inspecteur ne se limitera pas à ces documents : il exigera toutes les explications et preuves démontrant l’application des règles en matière d’heures supplémentaires et la pertinence des demandes de dispense de versement de précompte professionnel.
