Les heures supplémentaires constituent une source de risques importante pour l’employeur : l’automatisation des paies amène en effet à passer à côté de certaines subtilités dans l’octroi des sursalaires et dans les dispenses partielles de versement de précompte professionnel. Un examen attentif de votre situation s’impose.
L’employeur dont les travailleurs effectuent des heures supplémentaires peut, dans certains cas, bénéficier d’un avantage fiscal : la dispense partielle de versement de précompte professionnel. Bien que généralisée — avec des intensités variables selon les secteurs—, la pratique n’est pas exempte de risques, risques dont les employeurs sont souvent peu conscients. « La dispense de versement est accordée dans des cas précis et répond à des conditions formelles strictes », explique Hélène Rassart, Legal Consultant chez Fiabilis Consulting Group. « Ce que nous observons, notamment lorsque nous réalisons des audits dans les entreprises, c’est que l’automatisation des paies et les calculs pré-paramétrés aboutissent à l’octroi de sursalaires au-delà des limites prévues par la législation sociale, avec des demandes de dispense sollicitées elles aussi de manière automatique. Du coup, les critères d’éligibilité pour la dispense ne sont pas toujours remplis. Ce qui expose à devoir rembourser des sommes importantes en cas de contrôle fiscal, d’autant que les éventuelles récupérations à charge de l’employeur concernent tant la dispense de précompte professionnel que les réductions d’impôts accordées au travailleur. »
Des risques dans 9 cas sur 10
Nous avons le sentiment qu’il s’agit d’une mesure fiscale qui va faire l’objet de plus de contrôles dans les mois et années à venir
Ce risque devient plus prégnant encore vu la professionnalisation accrue des inspecteurs du SPF Finances sur le sujet. Plusieurs recrutements sont en outre intervenus pour renforcer sa puissance de contrôle. De quoi inciter Hélène Rassart à conseiller davantage de prudence aux employeurs. « Nous avons le sentiment qu’il s’agit d’une mesure fiscale qui va faire l’objet de plus de contrôles dans les mois et années à venir, dit-elle. C’est d’ailleurs déjà le cas : au cours des dernières années, les montants régularisés à la suite d’une inspection n’ont cessé d’augmenter. Notre pratique montre que, dans neuf dossiers sur dix qui seraient analysés, il y aurait des rectifications à apporter pour se conformer à la réglementation. »
Quand tirer la sonnette d’alarme ?
À la décharge des employeurs, la matière est particulièrement complexe, à l’interface de la législation sociale et de la réglementation fiscale. Avec, en sus, des enjeux de paix sociale et de technique informatique. Quels sont les signaux d’alerte qui doivent montrer à l’employeur la nécessité de mettre le sujet sur la table ? « Un premier se situe dans le fait d’octroyer automatiquement les sursalaires, dès qu’il y a dépassement de l’horaire initial, et sans respecter aucun formalisme. On risque vite de sortir des conditions fixées par la loi. Ce n’est pas de cette manière que doit se déterminer le sursalaire ‘légal’, au sens de la loi sur le travail du 16 mars 1971, qui seul donne droit à la dispense de versement de précompte ».
D’autre part, si le travailleur preste des heures supplémentaires, l’employeur a deux obligations : octroyer le paiement immédiat d’un sursalaire, et octroyer une récupération rémunérée. Un second signal d’alerte réside aussi dans le constat qu’on accorderait les sursalaires et les récupérations de manière identique, sans y regarder de plus près, notamment dans le cas de figure où un travailleur est absent ou malade au cours d’une semaine. « Il faut être conscient que le calcul des récupérations et des sursalaires s’opère différemment », insiste Hélène Rassart.
Enfin, la loi prévoit que les sursalaires doivent être payés avec le décompte de paie de la période au cours de laquelle des heures donnant droit à un sursalaire ont été prestées. « Dans la pratique, les sursalaires sont souvent payés le mois suivant, ce qui peut poser problème si on tombe sur un inspecteur tatillon. »
Renouer avec les fondements légaux
Il est important de sensibiliser les managers et les travailleurs à ce qu’est réellement une heure supplémentaire au sens de la loi, et au formalisme qui en découle, souligne-t-elle encore. « Sa définition ne recouvre par l’idée d’heure supplémentaire au sens commun : il ne s’agit pas simplement d’une heure en plus, en dehors de l’horaire classique. » Hélène Rassart conseille de réaliser un audit approfondi en cette matière. « La première étape consiste à bien documenter une réalité qui comporte tant de spécificités qu’il est difficile d’en prendre la pleine mesure. » Il existe en effet quinze dérogations à l’interdiction générale du dépassement de temps de travail, avec chacune des modalités propres. « Il faut donc se plonger dans une analyse fine de la façon dont la durée du travail est appréhendée au sein de l’entreprise. Si des rectifications structurelles se révèlent nécessaires, il faudra alors, par exemple, travailler avec le développeur du logiciel de paie pour envisager une codification différente entre les sursalaires légaux et les autres, et ainsi éviter de demander des dispenses de précompte non justifiées. »
Hélène Rassart
