[vc_row][vc_column][vc_column_text]Une demande de dispense de précompte professionnel mal ou trop peu documentée peut être à l’origine de risques fiscaux. Comment s’en prémunir ? Bernard Bauwens, Risk Manager et Senior Consultant auprès de Fiabilis Consulting Group Belgium, fait part de ses recommandations dans le numéro des mois de mars et avril du magazine HR Square.
Lorsqu’un employeur demande à l’État de bénéficier d’un avantage, il lui revient de pouvoir prouver la légitimité de la demande. Un contrôle éventuel, ça se prépare !
Un employeur peut bénéficier d’un avantage fiscal pour des travailleurs qui effectuent des heures supplémentaires, un travail de nuit ou en équipe. Il bénéficie de ce qu’on appelle une dispense partielle de versement de précompte professionnel. « Un tel dispositif est répandu dans l’industrie mais s’applique aussi dans d’autres contextes tels que la restauration rapide ou l’hôtellerie… », note Bernard Bauwens, Senior Consultant & Risk Manager chez Fiabilis Consulting Group, société de conseil spécialisée dans la gestion des risques liés au payroll.
La dispense de versement est accordée dans des cas précis et doit répondre à certaines conditions formelles. « Le souci, c’est que les employeurs demandent à bénéficier de la dispense, puis perdent de vue ces conditions, poursuit-il. Les paies sont aujourd’hui largement automatisées et les calculs pré-paramétrés. Mais lorsqu’un petit changement intervient dans l’organisation du travail, on oublie souvent de vérifier si les critères d’éligibilité sont bien toujours remplis. »
Et il s’agit parfois de « détails ». Prenons une équipe prestant de 8 heures à 14 heures, suivie par une autre qui preste de 14 heures à 20 heures. Dans ce cas, la dispense peut être justifiée. Si, pour une raison ou une autre, il est décidé d’autoriser un break entre les 2 horaires et que la seconde équipe commence le travail à 14 heures 15, les conditions de dispense ne sont plus remplies. En effet, il ne peut y avoir d’interruption entre les 2 équipes. « Les employeurs n’en sont pas forcément conscients, ou ne communiquent pas le changement à leur gestionnaire de paie. Ce qui peut causer des surprises en cas de contrôle. »
Gare à l’addition !
Or, le risque de contrôle est bien réel. « Toutes ces mesures de dispense existent depuis longtemps et étaient peu contrôlées, explique Bernard Bauwens. En 2014, les services d’inspection ont décidé de s’y intéresser de plus près : pas moins de 1.939 dossiers ont été vérifiés. » Résultat : près de 900 d’entre eux ont fait l’objet d’une rectification, autrement dit de redressements fiscaux pour un montant total de plus de 62 millions d’euros. En 2015, on a dénombré 673 dossiers contrôlés, aboutissant à une rectification dans 50% des cas. Et le montant des redressements fiscaux a grimpé, pour atteindre plus de 72 millions d’euros. « Ce sont des montants importants qui font mal aux employeurs car ces derniers agissent généralement de bonne foi, relève-t-il. La rectification tient parfois à une petite règle qui n’a pas été bien respectée ou au zèle d’un contrôleur dans un domaine où il est laissé une large part aux interprétations. »
Documentez !
Pour bénéficier de la dispense partielle de versement de précompte professionnel, vous devez, selon les termes de la réglementation, introduire une déclaration de précompte et tenir à disposition de l’administration une liste nominative contenant, pour chaque travailleur, son identité et la période de l’année pendant laquelle il a effectué un travail en équipe, de nuit ou des heures supplémentaires. « Il est évident qu’en cas d’inspection, personne ne va pouvoir vérifier si les conditions sont respectées sur la base de ces seuls documents, avertit Bernard Bauwens. Il est donc impératif de documenter solidement le respect des conditions spécifiques à chaque demande de dispense. »
Ainsi, pour le cas de prestations d’heures supplémentaires, par exemple, une demande de dispense n’en équivaut pas une autre : il existe 14 dérogations à l’interdiction générale du dépassement de temps de travail, avec chacune ses modalités propres. Pour le travail de nuit, l’employeur doit être capable de prouver que ses travailleurs ont effectivement presté entre 20 heures et 6 heures du matin. Et, en matière de travail en équipe, l’employeur doit pouvoir démontrer que ses travailleurs remplissent 4 conditions spécifiques à ce type de dispense. Il doit également disposer d’un règlement du travail en ordre et tenir à jour le carnet de suivi des prestations de ses employés. « À défaut d’une gestion rigoureuse, l’employeur s’expose à un fastidieux travail de recherche, en particulier si l’entreprise est grande. D’autant qu’un contrôle porte jusqu’à 5 ans en arrière. » Mieux vaut prévenir que guérir, comme le dit l’adage…[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
